Sei sicuro che la gestione delle tue task quotidiane avvenga nel modo più fluido possibile? Non credi che ci sia dell’ulteriore margine di miglioramento?
Noi siamo dell’idea che si possa sempre migliorare. In questo articolo ti raccontiamo come nei nostri team di lavoro abbiamo introdotto, gradualmente, Trello – uno tra i numerosi tools per la gestione Agile delle attività di project management.
Perché utilizzare uno strumento a supporto del project management?
Ti starai ora chiedendo perché dovresti anche tu cominciare ad usare un ulteriore strumento nella tua routine, per gestire le già numerose e laboriose attività della giornata.
È molto semplice: Trello (o tools simili) ti aiutano a sbrogliare le problematiche che impediscono di portare avanti un progetto nel modo che vorresti. Questo non significa che sarai immediatamente trasportato in un mondo ideale in cui i flussi di lavoro procedono senza alcun impedimento, ma che potrai accorgerti subito di ciò che blocca il completamento di determinate task e soprattutto potrai avere sotto controllo l’intera situazione.
I contesti ai quali si adatta Trello
Partiamo dal presupposto che gli strumenti di lavoro devono adeguarsi alla tua persona e professionalità, non viceversa: flessibilità, modularità ed eliminazione degli sprechi (di tempo, denaro e lavoro) sono le parole chiave.
Come dicevamo, Trello è uno strumento nato per la gestione dei progetti. Per sua natura permette di lavorare in modo collaborativo, ossia assieme alle altre persone coinvolte – sia che siano colleghi che collaboratori esterni.
Per “progetto” possiamo intendere sia lo sviluppo di un nuovo website per un cliente, che le riunioni all’interno di un’azienda, che le vacanze estive da pianificare e molto altro.
Cosa vogliamo dire con questo? che Trello si adatta al project management di attività di qualsiasi tipo e che può quindi essere benissimo implementato anche nel tuo contesto (che di certo avrà dinamiche e peculiarità diverse da tutti gli altri).
Con che logiche lavora Trello?
Scendiamo ora un po’ più nel dettaglio e vediamo come funziona questo tool.
Innanzitutto le logiche sono semplici, ma permettono di gestire progetti ad alta complessità, grazie alle numerose funzionalità presenti.
Entrando nella piattaforma si ha a propria disposizione una bacheca.
È possibile creare al suo interno delle “liste” (che avranno il formato di colonne), corrispondenti al flow to do | doing | done del Kanban.
Facciamo un veloce passo indietro, per Kanban intendiamo una metodologia Agile che consente di visualizzare lo stato di avanzamento delle singole attività di lavoro [Se vuoi saperne di più scrivici una mail!].
All’interno delle liste si andranno ad inserire le customer stories di progetto, che potranno essere spostate grazie ad un drag and drop molto user friendly.
In questo modo, aprendo la propria bacheca si avrà la visione immediata dello stato di avanzamento di ogni singola voce.
È inoltre importante sottolineare che si possono aggiungere a questa bacheca anche gli altri componenti del proprio team di progetto, di modo che ognuno possa seguire le attività di propria competenza o dare il proprio contributo alle altre.
Come abbiamo integrato Trello nella nostra operatività
Passare direttamente all’uso di uno strumento digitale può essere difficoltoso se si è abituati a lavorare diversamente. In aggiunta, ogni volta che si introduce un elemento nuovo nel flow di lavoro è necessario del tempo per prendere dimestichezza.
Noi come abbiamo fatto? Siamo partiti dalla carta.
Siamo partiti disegnando su larghi cartelloni le colonne del to do | doing | done e utilizzando post it colorati (in modo differente a seconda delle BU coinvolte/stakeholder di progetto) per indicare le singole task.
Alcuni di noi a distanza di mesi preferiscono questa modalità, altri invece hanno trasportato la propria “bacheca” all’interno di Trello. In questo modo, infatti, è possibile averla sempre a propria disposizione ed aggiornarla in tempo reale, anche se non si è in ufficio.
I cambiamenti che abbiamo potuto toccare con mano
La rappresentazione visuale delle attività è fondamentale per rendersi effettivamente conto della loro esistenza, priorità e stato di avanzamento.
I cambiamenti che i nostri team hanno visto, in concreto, sono stati sostanziali: dalla riduzione drastica delle incertezze legale alle evoluzioni dei progetti e relative tempistiche di sviluppo; alla maggiore collaborazione tra colleghi per le attività in comune; all’incremento della percezione della mole di lavoro legata ad un progetto con il conseguente miglioramento della capacità di gestione delle risorse.
Il tutto ovviamente permette di raggiungere gli obiettivi stabiliti in tempi e costi minori.
Ci sono comunque numerosissimi altri modi per introdurre elementi visuali a supporto della tua operatività o di quella dei project manager cui lavori.
