Pomodoro Technique: 3 benefici reali

Oggi abbiamo deciso di raccontarti come l’uso di strumenti per la gestione intelligente del tempo abbia contribuito a migliorare effettivamente i nostri flussi di lavoro aziendali.

Perché lo facciamo? Perché pensiamo che condividere questo tipo di esperienze possa essere utile anche ad altri professionisti del settore: troverai, infatti, degli spunti interessanti e suggerimenti su come mettere in pratica alcune best practice per il time management.

AGILITA’ E STRUMENTI

Il percorso di formazione Agile che stiamo portando avanti da oramai molto tempo [se vuoi saperne di più su questo tema, visita la nostra pagina Agile Marketing ] ci ha insegnato che mettendo in campo poche e semplici regole è possibile gestire progetti di alto valore, sia per noi che per il nostro cliente.

Crediamo che l’uso di un approccio al lavoro volto a migliorare la collaborazione tra colleghi e stakeholder coinvolti nei progetti sia il modo migliore per raggiungere obiettivi e risultati significativi. L’acquisizione di un mindset di questo tipo non è certo un processo immediato, necessita di costante impegno e soprattutto predisposizione alla collaborazione.
Solo in questo modo è possibile far sì che i principi dell’Agile Marketing diventino tasselli delle proprie consuetudini.

Tra le regole che abbiamo fatto nostre e che abbiamo dunque integrato nella nostra quotidianità ci sono anche quelle dedicate alla gestione efficace del tempo dedicato al lavoro, risorsa preziosa e che deve essere sfruttata al meglio.

Riprendendo quanto riportato nel libro della nostra collaboratrice e Agile coach Deborah Ghisolfi (il titolo è “Agile marketing un viaggio che inizia da te, coinvolge il team e punta dritto al cliente”), due dei principi fondanti dell’Agile Marketing possono essere riassunti nei seguenti punti:

  • Il ritmo di lavoro deve essere veloce ma, al tempo stesso, deve essere portato avanti con metodo, non in modo disordinato.
  • I risultati migliori si ottengono quando i flussi di lavoro e, di conseguenza, i progetti sono semplici – ossia quando vengono eliminati tutti gli “sprechi” non necessari.

I nostri team di lavoro utilizzano, proprio per questi motivi, degli strumenti che li aiutano nella gestione efficace del tempo: tra di essi c’è la famosa Pomodoro Technique [se hai bisogno di rinfrescare la memoria e ricordare di cosa si tratta, qui trovi il video di Francesco Cirillo, fondatore di questa tecnica]

Adesso ti spieghiamo come un timer da cucina ci ha semplificato la vita.

I 3 BENEFICI REALI

I benefici di cui ti vogliamo parlare corrispondono a ciò che è emerso realmente, durante uno stand up meeting settimanale, dai nostri team (che spaziano dalla business unit del marketing a quella dei developers).

  1. Ottimizzazione dell’output di lavoro: le task vengono portate avanti secondo quella che è la reale soglia di attenzione umana. Concentrando, quindi, il lavoro in un intervallo di tempo ben definito si è in automatico portati a dare il massimo.
  2. Ottimizzazione delle attività del team: soprattutto quando si tratta di un meeting, c’è spesso il pericolo di sapere quando si comincia ma non quando si finisce.
    Utilizzando invece la tecnica del pomodoro non è possibile sforare con i tempi: la discussione è perciò focalizzata su ciò che deve essere realmente deciso durante la riunione, senza divagazioni su temi che in quel momento non sono prioritari.
  3. Ottimizzazione dei flussi di lavoro del singolo: quando un pomodoro è attivo non c’è la possibilità di farsi distrarre da altre attività o input.
    Tutto ciò che non riguarda la task in corso sarà di fatti affrontato a pomodoro concluso (ricordiamoci, infatti, che ogni pomodoro deve avere come obiettivo il completamento di una task della propria to do list o di una sua parte ben definita).

DUNQUE, COME FARE IN CONCRETO?

Di strumenti per la gestione del tempo, utili a seguire il metodo del pomodoro, c’è ne sono moltissimi.

Puoi infatti utilizzare plug-in come Pomodoro Timer [che trovi qui per Chrome] oppure website come Tomato Timer e Marinara Timer che scandiscono il tempo a seconda di come vuoi impostare il tuo lavoro.

Per segnalare agli altri membri del team che il proprio pomodoro non è ancora concluso (così da non essere disturbati), ci sono altrettanti numerosi modi: ognuno di noi per esempio ne ha uno differente. Alcuni lo segnalano attraverso lo stato di Skype (tool che utilizziamo per lo scambio di veloci comunicazioni interne), altri con dei post it accanto alla propria scrivania, altri ancora con dei token e così via.

La cosa importante è che il timer del pomodoro non diventi uno strumento aggiuntivo da dover controllare, bensì un valido supporto per la gestione efficace delle proprie task e quindi dei propri progetti. Proprio per questo motivo, è fondamentale che ognuno identifichi il formato di timer che preferisce. In aggiunta, di solito un pomodoro corrisponde ad un time box di 25 minuti ma, a seconda della task o attività da svolgere, è possibile decidere se farlo più lungo o breve. Passato il primo time box di lavoro è prevista una pausa breve di qualche minuto; dopo quattro pomodori invece c’è una pausa più lunga.

Tu come gestisce le task giornaliere? Hai mai utilizzato la tecnica del pomodoro?
Se questo tema ti ha incuriosito ma non sai come iniziare, scrivi al nostro MARKETING TEAM

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